Sådan skaber du det bedste event

Det kan være uoverskueligt at stå til ansvar for et event, da der er mange forskellige ting, du skal have styr på som eventplanlægger. Der er en masse detaljer, som du skal have under kontrol, og du skal hele tænke på, at det vigtigste er at skabe en god oplevelse for deltagerne. Her kan du læse mere om eventplanlægning.

Hav målgruppen i mente 

Først og fremmest er det vigtigt at huske på, hvem du holder eventet for. Målgruppen spiller en stor rolle, og eventet skal være henvendt mod målgruppen på bedst mulig vis. Alt deltagerne oplever, smager, ser og hører på eventet vil ubevidst være med til at danne deres mening om, hvordan eventet var. Her kan en invitation med vedhæftet program for eventet være en rigtig god start, idet deltagerne fra start er orienteret om, hvad de kan forvente, og hvad eventet helt præcist handler om.   

Andre smarte tiltag til dit event 

  • Navneskilte 

Hvis dit event er arbejdsrelateret og henvendt mod professionelle folk fra branchen, så kan det være en god ide at have navneskilte klar i entreen, som deltageren med det samme kan sætte på tøjet.  På denne måde bliver det nemmere at navigere rundt blandt hinanden for deltagerene, og small talken kan hurtigt sættes i gang. 

  • Til- og fravalg for den enkelte deltager

Hvis du afholder et event med mange deltagere, hvor der bliver serveret mad, og der er mulighed for overnatning m.m., så er der stor sandsynlighed for, at nogle af deltagerne ville blive glade for at kunne vælge til eller fra ved nogle af disse ting. 

Hvis du for eksempel har en deltager, der er allergisk overfor noget mad, kan det være rart at vide dette på forhånd. Eller hvis en deltager bor tæt på. hvor eventet bliver afholdt, kan  det være rart for deltageren bare at tage hjem i stedet for at sove på det pågældende hotel – omvendt er det rart for en deltager, der rejser langt at blive at overnatte. 

Ved at skabe disse til- og fravalg, som deltageren krydser af, har du som eventplanlægger mere overblik over dine deltagere.